Aqui temos acesso a aba de Configurações da plataforma, onde será listadas todas as configurações gerais.
¶ Empresa
Na aba Empresa, Você poderá adicionar ou alterar algumas informações importantes do cadastro da empresa no NEXChat.
Para acessar esta aba, vá até o Menu Lateral ➛Configurações e selecione a opção Empresa.
Após abrirá uma nova tela:
clique em Editar Informações, onde as seguintes opções poderão ser editadas:
- Nome: Insira o nome Comercial da sua empresa. Esse nome será enviado quando utilizado a variável Nome da Empresa em mensagens, tanto no Fluxo de Comunicação, como também em Templates de mensagens, dentro outros locais onde poderá ser utilizado essa variável.
- Logo: Insira o logo da Empresa.
- País: Insira o país da empresa.
- Prefixo: Nesse campo, será possivel personalizar o Prefixo do protocolo que será gerado a cada atendimento aberto na plataforma.
Após preenchidas as informações, basta clicar no botão Salvar.
As informações Domínio e Número de Protocolo na tela inicial, são automaticas do sistema.
Descendo a tela, verá a aba de Preferências da empresa:
No botão Editar informações poderá confugura-las para suas preferências:
¶ Departamentos
Os Departamentos são utilizados para agrupar atendentes em diferentes setores, facilitando a organização dos atendimentos.
Para criar um novo departamento, acesse o Menu lateral > Configuração > Departamentos.
Todos os departamentos existentes serão exibidos. Para criar um novo, clique no botão com o símbolo (+).
A criação de um novo departamento requer algumas configurações, que estão organizadas em abas. Você deve definir as opções que fazem mais sentido para cada departamento.
¶ Dados
-
Nome: Nome do departamento;
-
Descrição: Pode vincular informativos referente a este departamento, ex: departamento responsável por financeiro contas a receber.
-
Status: Defina e este departamento vai ser utilizado, se sim deixe a opção ATIVO selecionado, caso seja um departamento existe e não terá mais usabilidade, pode deixar como INATIVO.
-
Ordem(opcional): Você pode definir a ordem em que vai listar o departamento ao abrir atendimento, se não preencher este campo, ele segue padrão do sistema e faz o preenchimento automaticamente;
Parâmetros: -
Notificação ao receber atendimentos:
Define se o departamento será notificado ou não quando for transferido um atendimento ao setor; -
Obrigatório o motivo do atendimento:
Campo para deixar como obrigatório o preenchimento do motivo do atendimento para o departamento antes de ser encerrado pelo atendente; -
Recebe atendimento:
A função é destinada ao departamento de gerência; se desabilitada, o departamento não será listado nas opções de transferências de atendimento internas; -
Obrigatório cadastrar observação ao transferir atendimento:
Se marcado, obrigará o atendente a inserir uma observação antes de transferir o atendimento. -
Transferência direta para clientes atribuídos:
Selecione esta opção quando desejar que os atendimentos sejam direcionados a determinados atendentes pertencentes a este departamento. Lembre-se de que a configuração dos atendentes deve ser realizada diretamente no cadastro do usuário ou dentro da seção de clientes. -
Pesquisa satisfação:
Para obter feedback sobre os atendimentos da sua empresa, você pode configurar uma pesquisa de satisfação dentro dos departamentos. Isso permitirá um melhor entendimento sobre a qualidade dos seus atendimentos. -
Fluxo de comunicação pesquisa de satisfação:
Seleciona o fluxo com a pesquisa de satisfação. Este fluxo será executado quando o atendimento for encerrado; -
Mensagem de encerramento devido inatividade:
Você poderá inserir uma mensagem que será enviada ao cliente caso a pesquisa se encerre por inatividade. Na criação desta mensagem você pode vincular algumas variáveis (traz de forma automática algumas informações), confira as opções abaixo em Variáveis. -
Tempo máximo de inatividade na pesquisa de satisfação (em minutos):
Defina um período durante o qual a pesquisa de satisfação ficará disponível para o cliente responder. Após esse período, o atendimento será encerrado automaticamente.
O fluxo de comunicação da pesquisa de satisfação é um fluxo onde há somente o estágio Enviar pesquisa satisfação.
Finalizando o preenchimento dos compos necessários pode clicar em Salvar, assim libera as demais abas para continuar a criação do departamento.
¶ Usuários
Nesta aba, você irá vincular os usuários que integrarão este departamento.
Clique no ícone de “+” e localize os usuários que vão fazer parte deste departamento:
-
Usuários:
Ao clicar em "Usuário", será exibida uma lista de todos os usuários cadastrados no sistema para que possam ser vinculados ao departamento. -
Notificações push:
- Padrão do Departamento: Respeita a configuração definida na Aba Dados, nas opções de parâmetros.
- Sim: Você define que este usuário vai receber notificação ao cair um novo atendimento na fila deste departamento.
- Não: O usuario não vai receber notificação quando um novo atendimento estiver na fila.
-
Recebe atendimento neste departamento:
Pode ser configurado se este usuário vai receber atendimentos através deste departamento ou não, basta selecionar uma das opções baixo.
Sim - Não -
Responsável pelo departamento:
Se este usuário for responsável pelo departamento, selecione "SIM". Isso ajuda a manter uma organização clara entre gestores, líderes e atendentes, a pagina iniciar é modificada automaticamente para visualização de Gestor.
Ao finalizar o vínculo dos usuários, pode Salvar.
¶ Aba Transferências
- Tipos de transferência: Conheça cada umas destas opções:
Transferências.
¶ Aba Inatividade
Nesta aba, personalize como encerrar os atendimentos por falta de interação do cliente, tanto na fila quanto nos atendimentos em andamento.
- Encerrar atendimentos em andamento por inatividade:
Sim
Não - Tempo máximo de inatividade em atendimento (em minutos):
Se marcado a opção acima como, SIM, defina em minutos quanto tempo o atendimento vai se encerrar por falta de comunicação do cliente ou do atendente. - Encerrar atendimentos na fila por inatividade:
Sim
Não - Tempo máximo de inatividade na fila (em minutos):
Se marcado a opção acima como, SIM, defina em minutos quanto tempo o atendimento vai se encerrar por falta de comunicação do cliente.
¶ Aba Mensagens Informativas
Nesta aba, você pode definir mensagens específicas para ações no atendimento, como encerramento, início e transferências de atendimentos.
- Inicio:
Mensagem automática ao iniciar atendimento: Ativa ou desativa o envio de mensagens informativas ao iniciar atendimentos;
Mensagem de inicio: Será a mensagem personalizada enviada para ao cliente ao iniciar o atendimento. - Transferência:
Mensagem automática ao iniciar atendimento: Ativa ou desativa o envio de mensagens informativas ao transferir um atendimento;
Mensagem de inicio: Será a mensagem personalizada enviada para ao cliente ao transferir o atendimento. - Encerramento:
Mensagem automática ao iniciar atendimento: Ativa ou desativa o envio de mensagens informativas ao encerrar um atendimento;
Mensagem de inicio: Será a mensagem personalizada enviada para ao cliente ao encerrar o atendimento. - Encerramento por inatividade:
Mensagem automática ao Encerramento por inatividade:
Mensagem de inicio: Será a mensagem personalizada enviada para ao cliente ao encerrar o atendimento por falta de interação. - Atualização em massa:
Se deixar selecionado esta opção atualizar as Mensagens Informativas de todos os outros departamentos criados na plataforma.
Atenção! Caso a checkbox esteja marcada e não haja mensagens configuradas serão enviadas mensagens padrões do sistema informando sobre a ação. Por exemplo, caso a primeira checkbox referente a mensagem informativa de inicio atendimento esteja ativada e não haja uma mensagem definida ele receberá uma mensagem padrão, como "Atendente iniciou o atendimento".
¶ Aba Telefonia
Se sua empresa utiliza a funcionalidade de telefonia no sistema, é necessário configurar algumas opções nos departamentos.
- Código PABX para transferências: Usado na transferência cega de ligações de telefones físicos ou discadores para a fila de atendimento do departamento. Este recurso está disponível apenas para transferência cega de ligações. O Código pode ser inserido entre 100 à 999;
- Tipo de encaminhamento de ligação: Será definido como será o encaminhamento de ligações, se simultâneo ou transbordo.
- Simultâneo: Toca para todos os atendentes que estão vinculados a este departamento.
- Transbordo: Nesta opção, quando uma ligação chegar ao departamento, ela será encaminhada separadamente para cada atendente pertencente ao departamento.
Se marcado transbordo, aparecerá um campo adicional chamado Departamento para roteamento de chamadas, servirá para inserir o departamento que receberá a ligação do transbordo.
- Encaminhar ligação para:
Campo para selecionar as opções para encaminhar as ligações do departamento para Nenhum atendente, Todos os atendentes ou Definir quantidade, você pode definir quantos atendentes receberão as ligações do departamento, defina a quantidade abaixo. - Número de atendentes para encaminhar ligações:
Quantidade de operadores que estão disponíveis com ramais a este setor. - Encerrar atendimento após cliente desligar:
Todas as ligações recebidas ou realizadas na plataforma abrem um atendimento e geram um protocolo que armazena a gravação da chamada. Se esta opção estiver ativada, o atendimento será automaticamente encerrado sempre que uma ligação for finalizada.
¶ Etiquetas
As Etiquetas são utilizadas para organizar os atendimentos, facilitando a identificação de chamados de forma rápida e precisa.
Para criar uma nova Etiqueta, acesse o Menu lateral > Configuração > Etiquetas.
- Etiquetas da Empresa: esta opção fica disponíveis para todos os atendentes,podem ser utilizadas no Fluxo de Comunicação e visualizar gráficos com as etiquetas.
- Etiquetas do Usuário: cada atendente pode criar sua própria etiqueta para organização dos seus atendimentos, essas etiquetas serão visíveis apenas para o usuário que as criou, não poderão ser usadas no Fluxo de Comunicação e não estarão disponíveis como filtros nos Gráficos.
Ao abrir a tela, você irá ver todas as etiquetas criadas no sistema, Minhas etiquetas ou Etiquetas da empresa.
Selecione a opção que deseja criar, Etiquetas de Usuário e Etiquetas da Empresa.
- Nome: Neste campo deverá ser adicionada o nome que irá constar na Etiqueta.
- Cor: Neste campo você poderá escolher a cor de destaque da Etiqueta.
Após preencher todas as informações, não se esqueça de salvar as alterações.
¶ Motivos de atendimento
Motivos de Atendimento é uma informação que pode ser adicionada antes da finalização de um atendimento realizado pelos usuários da plataforma. Esse recurso permite que você tenha critérios de filtro mais precisos nos gráficos do NexChat, facilitando a geração de métricas sobre os principais motivos de atendimento registrados pelos atendentes.
Para configurar acesse Menu Lateral > Configurações > Motivos de atendimento.
Ao acessar a área do motivo de atendimento, vai apresentar na tela todos os motivos criados no sistema:
Para criar novos motivos de atendimento clique no botão de +, localizado no canto direito.
Uma nova aba será aberta, onde você deverá preencher as seguintes informações:
- Motivo: Campo destinado à identificação do motivo do atendimento.
- Departamento: Defina os departamentos que terão acesso a esse motivo. Somente os usuários vinculados ao(s) departamento(s) selecionado(s) poderão visualizar e utilizar o motivo cadastrado.
Após preencher essas informações, clique em Salvar.
Você também pode filtrar os motivos de atendimento por departamentos específicos utilizando a barra de busca localizada acima da lista de motivos criados. Para tornar a busca ainda mais eficiente, é possível aplicar filtros adicionais clicando no ícone de três linhas ao lado da barra de busca.
Sempre que aplicar um filtro, não se esqueça de clicar no botão Aplicar para que as alterações sejam efetivadas.
¶ Templates de mensagens
Templates de mensagens, são mensagens pré-configuradas que podem ser criadas e utilizadas na barra de envio de mensagens aos clientes, a fim de agilizar o processo de digitação, os templates do Instagram, Facebook e Telegram também podem ser usados para abrir atendimentos.
Para acessar a aba de Templates de mensagens, abra o Menu Lateral, depois clique em Configurações e selecione a opção Templates de mensagens, conforme demonstrado abaixo:
Atualmente existem cinco opções de Templates que podem ser criados na plataforma, são eles:
¶ Texto
Com os templates de texto é possível cadastrar mensagens que poderão ser enviadas durante o atendimento com os clientes, eles são utilizados como atalhos de mensagens prontas.
Os templates de texto não podem ser utilizados na abertura de atendimentos.
Para cadastrar esse modelo de template, clique no botão Novo (Botão laranja) e preencha as informações, conforme demonstrado abaixo:
Os campos para cadastrar o template correspondem a:
- Atalho: Nome pelo qual o template será buscado na barra de pesquisa dentro do chat do atendimento.
- Tipo: Para esse modelo de mensagem vamos selecionar a opção Texto.
- Departamento: Nesse campo, será selecionado os departamentos que terão acesso a esse template cadastrado para envio durante o atendimento.
- Mensagem: Aqui será inserido o conteúdo da mensagem que será enviada ao cliente durante o atendimento.
- Variáveis: Esse campo é destinado a inserir variáveis do sistema, que serão responsáveis por puxar informações automáticas do sistema.
Após preenchidas essas informações clique no botão Salvar, o Template já estará disponível para uso.
¶ Anexo
Os templates de anexo também são informações prontas para enviar durante os atendimentos com clientes, nesse template são enviados arquivos como imagens, vídeos, áudios e documentos ao invés de texto.
Os templates de anexo não podem ser utilizados na abertura de atendimentos.
Para cadastrar esse modelo de template, clique no botão Novo (Botão laranja) e preencha as informações, conforme demonstrado abaixo:
Os campos para cadastrar o template correspondem a:
- Atalho: Nome pelo qual o template será buscado na barra de pesquisa dentro do chat do atendimento.
- Tipo: Para esse modelo de mensagem vamos selecionar a opção Anexo.
- Departamento: Nesse campo, será selecionado os departamentos que terão acesso a esse template cadastrado para envio durante o atendimento.
- Arquivo: Campo onde será selecionado o arquivo que será enviado nesse Template.
Após preenchidas essas informações clique no botão Salvar, o Template já estará disponível para uso.
¶ Instagram, Facebook e Telegram
Nos canais Instagram, Facebook e Telegram é preciso enviar templates pré-cadastrados para a abertura e reabertura de atendimentos após a janela de 24 horas, esses templates não passam por aprovação, diferente dos templates do WhatsApp API, após criar o template já é possível utilizá-lo.
Os três tipos de template são configurados da mesma forma, os próximos passos podem ser usados para qualquer um deles.
Para cadastrar esse modelo de template, clique no botão Novo (Botão laranja) e preencha as informações, conforme demonstrado abaixo:
Os campos para cadastrar o template correspondem a:
- Atalho: Nome pelo qual o template será buscado na barra de pesquisa dentro do chat do atendimento.
- Tipo: Modelo do template que será criado
- Departamento: Nesse campo, será selecionado os departamentos que terão acesso a esse template cadastrado para envio durante o atendimento.
- Fluxo de comunicação: Fluxo que iniciará quando o cliente interagir com a mensagem enviada.
- Mensagem: Aqui será inserido o conteúdo da mensagem que será enviada ao cliente.
- Variável: Campo onde será inserido as variáveis automáticas do sistema. Essas variáveis só poderão ser inseridas, caso o template padrão tenha sido enviado para análise com os campos de variáveis identificados.
Após preenchidas essas informações clique no botão Salvar, o Template já estará disponível para uso, na aba dos templates você poderá identificar eles pelos ícones, conforme demonstrado na imagem:
¶ Controle de pausas
O objetivo é melhorar a gestão na sua empresa, permitindo que o gestor use pausas para controlar a disponibilidade dos usuários. Dessa forma, é possível avaliar a distribuição e alocação de pessoas nos departamentos de atendimento ao cliente.
A configuração das pausas está disponível apenas para aqueles que têm a devida permissão no grupo de usuário
¶ Configurações
Para fazer a configuração das pausas acesse > Menu lateral > Configuração > Controle de pausa > Criar nova.
Defina os horários para as pausas que os usuários farão ao longo do dia.
Exemplo de pausa:
O horário de almoço é das 11:00 às 14:00. Dentro desse período, o usuário pode fazer sua pausa para o almoço. Após as 14:00, não será mais possível iniciar essa pausa. No entanto, se o colaborador entrou em pausa às 11:30 e não a encerrou até as 14:00, o tempo de pausa continuará sendo contabilizado até que ele finalize a pausa.
Ao clicar em Criar nova, será aberta a tela de criação para uma nova pausa, com as seções Dados principais e Disponibilidade.
¶ Dados principais
- Nome da pausa: Defina o nome para esta pausa, exemplo Horário de almoço.
- Departamentos permitidos: Defina quais departamentos terão esta pausa disponibilizada para uso.
Após preencher estas configurações pode clicar em Continuar.
¶ Disponibilidade
- Dias que pode ser aplicada: Defina quais os dias da semana será listado esta pausa para uso.
- Horário inicial: Horária que inicia esta pausa.
- Horário final: Horário para finalização da pausa.
Durante o horário definido, a pausa será listada para o usuário utilizar. Se o horário passar, a pausa não será mais listada. É importante lembrar que a finalização da pausa só ocorre manualmente. Se o usuário ativar a pausa, ele precisa lembrar de encerrá-la; caso contrário, a pausa continuará ativa.
Após ajustar estas informações pode clicar em Enviar.
As pausas criadas no sistema podem ser editadas, permitindo alterar o nome, status, departamentos, horários e dias.
Para fazer edições, acesse a lista de pausas, localize a que deseja modificar e clique sobre ela. A pausa selecionada será então aberta para edição.
Na lateral esquerda, localize o botão de Editar informações, disponível tanto nas Informações principais quanto na seção de Disponibilidade.
Ao clicar em Editar informação abrirá as opções que podem ser editadas.
¶ Edição nas Informações principais
Campos editaveis:
- Nome da pausa.
- Status.
- Departamento permitidos.
Após fazer o ajuste pode Salvar.
¶ Edição da Disponibilidade
Campos editaveis
- Dias que pode ser aplicada.
- Horário inicial.
- Horário final.
Após fazer o ajuste pode Salvar.
As pausas não podem ser deletadas, é possível apenas alterá-las para o status "Inativo".
¶ Como Iniciar uma Pausa
O usuário pode iniciar uma pausa clicando no botão "Iniciar Pausa" localizado abaixo de sua foto de perfil no menu lateral.
Ao clicar no botão "Iniciar Pausa", todas as pausas disponíveis para aquele momento serão listadas ao lado.
No exemplo da imagem acima, apenas uma pausa foi listada: Horário de expediente. Se houvesse outras opções configurações e dentro do horário, elas também seriam listadas.
Com a lista de pausas disponíveis, selecione a que você precisa no momento e clique sobre ela. A pausa será iniciada, seu status mudará para "Em pausa" e o botão "Iniciar Pausa" será alterado para "Encerrar Pausa".
Além das modificações de status, você pode observar na imagem acima que, no canto inferior esquerdo, há um informativo indicando que "Seu status é em pausa". No canto direito, é exibida uma mensagem informativa:
- Pausa iniciada: Atendimentos da distribuição automatica e chamadas não estarão disponiveis enquanto seu status for "Em pausa"
É importante lembrar que a pausa não encerra sozinha, o usuário precisar se atentar e fazer a pausa manualmente.
¶ Tela inicial do Gestor
Na tela inicial do Gestor, no card de Status dos atendentes, é possível visualizar quais usuários estão com a pausa ativada. Monitorar essas informações é essencial para que o Gestor mantenha um controle eficaz das ações dos usuários.
¶ Tela inicial Atendente
Na tela iniciar do Atendente, no Card de Tempo por status, é possivel visualizar quantos minutos ficou em pausa durante o dia ou mês.
¶ Webhooks
Um webhook é um método de comunicação entre sistemas online, que permite que aplicativos enviem automaticamente dados em tempo real para outros aplicativos quando eventos específicos ocorrem. Esta opção possibilita a criação de um Webhook da plataforma NexChat, sendo possível visualizar ações da plataforma em outro local.
As ações que podem ser visualizadas através da integração de uma plataforma externa com o Webhook NexChat são:
- Status os atendimentos: Identificar atendimentos aguardando atendimento, atendimentos em andamento, finalizados e os demais status existentes dentro do NexChat.
- Respostas dos botões de Templates Interativos: Identificar a resposta dos botões dos templates interativos enviados pelo NexChat.
Caso essa opção não apareça no seu NexChat, será necessário habilitar no grupo de permissão opção Webhook.
Após habilitado, acesse o menu do sistema, Configurações e Webhooks:
Clique em Adicionar novo:
Abrirá a seguinte tela para configurar:
Onde:
- Nome: Será o nome deste webhook, somente para identificação;
- Permitir conexão insegura: Permitirá conexões não seguras, tipo: http.
- URL: Será a URL onde visualizará os retornos, ex: http://IP:3000/webhook;
- Token: É usado caso queira utilizar uma chave secreta para validar os dados recebidos;
- Conteúdo adicional: Insira caso queira que um objeto JSON seja encaminhado junto à resposta do webhook;
- Validar conexão: O sistema validará as informações adicionadas anteriomente;
- Gatilhos: Ações disponíveis para envio do retorno, agora é possível receber o retorno dos atendimentos e da resposta do template interativo, basta selecionar qual deseja;
¶ Central de Telefonia
Nesta opção fica concentrado todas as configurações relacionadas à telefonia da plataforma, tais como ramais, troncos, servidor PABX, rotas de saída e funções gerais.
Para acessar, vá até Menu lateral ➛ Configurações e Central de Telefonia:
Acessando, haverá a seguinte tela:
Nesta documentação abordaremos apenas Configurações da central de telefonia e Servidor PABX, onde será feita a configuração do servidor PABX na plataforma NexChat:
Onde:
- Ip do servidor: Será o IP do seu NexChat
- Domínio: Será o domínio do seu NexChat
Para o restante das informações recomenda-se manter padrão, porém caso utilize alguma porta diferente para alguns dos serviços mostrados na imagem, será necessário informar.
É possível também liberar ou bloquear IPs e/ou blocos no campo mostrado no final da tela:
Para demais configurações do canal PABX, siga esta documentação.
¶ Permissões
As permissões permitem criar perfis de acesso onde é possível restringir o acesso dos usuários a algumas funções específicas.
Você poderá criar os grupos de acordo com tipo de cada usuário na plataforma, podendo assim criar grupos específicos para cada tipo de usuário.
Para acessar essas configurações clique em Menu > Configurações > Em seguida selecione a opção Permissões
Após, uma nova aba será aberta mostrando todas as permissões criadas, para criar uma nova permissão clique no botão cadastrar.
Ao clicar em cadastrar insira o nome da permissão e defina o tipo de permissão que você gostaria de cadastrar
Sistema: são configurações de acesso do NexChat
API: Conjunto de ações que possibilita a interação entre sistemas distintos por meio de solicitações, facilitando o compartilhamento seguro e eficiente de dados
É essencial ter consciência de que as alterações feitas no grupo de permissão afetarão todos os usuários que estão vinculados a esse grupo.
¶ Sistema
Ao escolher a opção sistema dfefina as seguintes informações:
- Nome: Campo destinado ao nome de identificação desse grupo de permissão.
- Nível de acesso: Campo destinado ao nível da permissão que será criada, em cada modelo já tem algumas opções pré-definidas, mas em cada nível pode ser alterado.
- Dashboards: Campo referente a liberação de acesso aos gráficos da plataforma.
- Atendimentos: Campo destinado a liberações para Assumir atendimentos já em andamento com outro atendente, Chamar contato que não está cadastrado em seus Clientes/Fornecedores através da opção de - Abrir atendimento, e a opção de poder Vincular e Desvincular de forma manual atendimentos a cadastro de Clientes/Fornecedores.
- Distribuição automática: se o usuario pode devolver o atendimento a fila de destribuição.
- Atendimentos em andamento: Opções que liberam a visualização de atendimento referente aos departamentos ao qual o usuário está inserido, ou na opção Empresa que da acesso a todos os atendimentos em andamento, independente do departamento ao qual está inserido o usuário.
- Atendimentos finalizados: Opções que liberam a visualização de atendimento referente aos Departamentos no qual o usuário está inserido, ou na opção Empresa que da acesso a todos os atendimentos encerrados, independente do departamento ao qual está inserido o usuário.
- Usuários: Opção que permite editar a senha dos usuários da plataforma, sem a necessidade de confirmar a senha antiga. Para fazer essa ação, precisa ter acesso a aba Usuários do Menu lateral.
- Grupos de chat: Opção que permite a edição de informações dos Grupos de chat interno.
- Recursos especiais: Habilita o usuário a Liberar Temporariamente o cliente que possui contrato Bloqueado e que ja utilizou o Desbloqueio Confiança. Recurso disponivel apenas para integração ERP.
- Sincronização:Campo destinado a sincronizar manualmente os clientes/fornecedores com a integração ao IXC Provedor.
- Menu lateral: Aba referente a todas as abas do Menu Lateral da plataforma.
- Integrações: Opção que permite acesso a criação da integração com o backup.
- Carteira de clientes: Opação que permite atribuir e desatribuir clientes atribuidos, seja no atendimento ou no cadastro do cliente.
- Login: Campo destinado a limitar o acesso dos usuários inseridos a esse Grupo de Permissão, através das redes permitidas, onde inserimos o ip de rede que será permitido o acesso do usuário, impedindo o acesso desse usuário de outras redes. Se não preenchido nada nesse campo, o acesso será liberado de todas as redes.
¶ API
Ao escolher a opção API defina as seguintes informações:
- Nome: Campo destinado ao nome de identificação desse grupo de permissão.
- Atendimentos: Campo referenta a liberação de acesso aos gráficos da plataforma.
- Períodos de atendimento: Opção que lista os periodos de atendimentos cadastrados;
- Motivos do atendimento: Opção que lista os motivos de atendimentos cadastrados;
- Usuários: Opção que lista os usuarios cadastrados;
- Canais de comunicação: Opção que permite listar os canais de comunicação vinculados ao NexChat junto aos templates de mensagens criados para cada canal;
- Templates de mensagens: Campo destinado para listar ou enviar templates de mesangens de abertura de atendimento;
- Clientes: Permite criar, listar, atualizar e excluir clientes sem a utilização de importação de planilhas no formato CSV;
- Etiquetas: Opção que permite criar e listar as etiquetas da empresa;
- Feriados: Permite listar o feriados cadastrados;
- Contatos: Permite criar, listar, atualizar e excluir contatos;
- Dashboard: Campo destinado a mostrar a dashboardo dos clientes cadastrados;
- Departamentos: Opação que permite criar, listar e atualizar departamentos;
- Notificações: Opação que permite realiza o envio de notificações para os usuários (atendentes) do sistema. As notificações podem ser utilizadas para o informe de novidades e alertas, além de ser possível enviar pesquisas aos usuários;
- Conector: opção que permite importar os dados para o Looker Studio;
- Login: Campo destinado a limitar o acesso dos usuários inseridos a esse Grupo de Permissão, através das redes permitidas, onde inserimos o ip de rede que será permitido o acesso do usuário, impedindo o acesso desse usuário de outras redes. Se não preenchido nada nesse campo, o acesso será liberado de todas as redes.
Após preenchidas as informações, clique em Salvar.
Para inserir o usuário a um grupo de permissão acesse Usuários.
¶ Parâmetros
Parâmetros é um local do sistema que permite definir parâmetros gerais de configuração da plataforma, como por exemplo, CPF/CNPJ obrigatório para o cadastro manual de clientes, acesso ao usuário suporte, entre outros.
Para acessar essa aba, vá até o Menu Lateral ➛Configurações e selecione a opção Parâmetros.
Após será aberta a tela para selecionar para quais tipos de cadastro será obrigatório inserir ou não CPF/CNPJ.
- Mostrar IDs nos formulários: Define se mostra ou não a informação de ID nos registros da plataforma.
- CPF/CNPJ obrigatórios Clientes: Define se, no cadastro manual do cliente, será obrigatório inserir a informação de CPF/CNPJ.
- CPF/CNPJ obrigatórios Fornecedores: Define se, no cadastro manual de fornecedores, será obrigatório inserir a informação de CPF/CNPJ.
- CPF/CNPJ obrigatórios Prospects: Define se, no cadastro manual de prospects, será obrigatório inserir a informação de CPF/CNPJ.
- CPF/CNPJ obrigatórios Prestador de serviços: Define se, no cadastro manual de prestadores de serviço, será obrigatório inserir a informação de CPF/CNPJ.
- Bloquear o acesso do usuário de suporte: Define a permissão, ou não o acesso à plataforma pelo time de suporte da ferramenta.
- Nome do atendente no cabeçalho das mensagens: Define se o nome do atendente sempre aparecerá nas mensagens enviadas para o contato no atendimento.
Após definir os parâmetros desejados, basta clicar em Salvar.
¶ Períodos de atendimento
Período é uma configuração destinada a realizar um filtro por horário no Fluxo de Comunicação, onde será determinado o horário em que haverá um atendimento por usuário, e horário onde não haverá esse atendimento.
Para acessar essa aba de configurações, acesse Menu Lateral ➛ Configurações e Períodos de atendimento.
Após, será aberta um janela clique no botão Adicionar novo:
Abrirá uma nova aba para preencher as seguintes informações:
Ao salvar, o período estará disponível para editar na tela inicial de Períodos de atendimento, clique no botão ⁝
Abrirá uma nova tela para editar as informações do período:
¶ Período
Clique no botão Editar informações e ajuste conforme a utilização desse período:
- Nome: Campo destina ao nome de identificação do período de atendimento.
- Status: Opção de selecionar se o período estará ativo ou inativo.
Após preenchidas essas duas informações clique em Salvar, assim poderá ir na aba Horário, onde será definido o horário do período.
¶ Horário
Na aba Horários clique em Adicionar Novo abrirá a seguinte tela:
- Nome do Horário: Campo destinado ao nome do horário que será adicionado.
Após inserir o nome do horário, marque os Checkboxes referente aos dia em que o horário é válido.
- Horário inicial: Adicione o horário inicial do período.
- Horário final: Adicione o horário final do período.
Após adicionadas essas informações, é só clicar em Salvar.
Você poderá adicionar mais de uma configuração de horários nessa aba, clicando em Adicionar novo
¶ Feriados
Essa aba é destinada ao cadastro de Feriados em que não haverão atendentes em atendimento na plataforma. Esses Feriados serão inseridos no filtro realizado pelo Período de atendimento inserido no seu Fluxo de Comunicação.
Para cadastrar um Feriado, acesse Menu Lateral ➛ Configurações, e selecione a opção Feriados.
Na janela que será aberto, insira as seguintes informações:
- Descrição: Uma identificação do feriado que está sendo cadastrado;
- Data: Campo onde será inserido a data referente ao Feriado. Deve ser inserido o Dia, Mês e Ano.
Após inseridas essas informações, basta clicar em Salvar.
¶ Importar/exportar registros
Nessa aba, será possivel efetuar a criação de cadastro de Clientes, através do processo de importar um Tabela.csv, como também será possivel exportar Tabelas que constarão informações no formato do Banco de Dados, que constarão informações mais técnicas para relatórios.
Para acessar esse campo, basta ir em Menu Lateral, Configurações e selecionar a opção Importar/exportar registros.
Na aba que será aberto, teremos duas ações onde iremos selecionar e cada uma terá uma ação diferente, sendo elas:
¶ Importar
Nessa opção, será possível importar uma tabela de Clientes no formato .csv para que os mesmos sejam cadastrados na plataforma. Essa opção de importação se refere a plataforma NexChat que não utilizaram uma integração ERP.
O arquivo deve seguir o padrão da tabela que está em anexo para download, pois seguem padrões do banco de dados.
Ao marcar 'Sim' na opção atualizar registros existentes serão listados os campos checkbox,apenas os registros marcados na lista serão atualizados no cadastro, caso não esteja marcado será mantido os dados já salvos no banco.
Alguns dos campos são obrigatórios dentro da planilha abaixo, eles são:
- Nome
- CPF/CNPJ
- Fantasia
- Fone Comercial
- Status
- Cliente
- Prospect
- Fornecedor
- Prestador de Serviço
- Etiquetas
Para fazer o o download da tabela, basta clicar aqui.
- Operação: Nesse campo, selecione a opção Importar.
- Coleção para importar: Nesse campo será inserido de forma automática a opção Clientes, não sendo necessário a edição desse campo.
- Arquivo Excel (csv): Nesse campo deve ser selecionado o arquivo com a tabela .csv para realizar a Importação dos dados.
- Atualizar registros existentes?: Campo onde será selecionado se haverá contatos a serem atualizados ou não.
Em casos onde é a primeira vez que esta sendo importado a tabela, deixamos marcado como Não.
Em casos onde já tem a tabela importada na plataforma, porém será necessários adicionar novos clientes a tabela, ou editar informações de clientes ja existentes na plataforma, então marcamos a opção Sim.
Após preenchidos esses campos, basta clicar na opção Executar operação.
¶ Exportar
Nessa opção, será possível Exportar algumas informações do Banco de Dados do seu NexChat. As informações serão exportadas em uma planilha csv.
Para exportar:
- Operação: Nesse campo, selecione a opção Exportar.
- Selecionar Departamento (Opcional): Esse campo traz a possibilidade de ser exportado dados de um ou mais departamentos específicos.
- Selecionar Cliente (Opcional): Esse campo traz a possibilidade de ser exportado dados de apenas um cliente específico.
- Registros para exportar: Nessa opção, devemos selecionar qual registro desejamos exportar, atualmente o único registro disponível é o de atendimentos, mas novas possibilidades de registro podem ser solicitadas a nossa equipe de melhorias;
- Data inicial (Obrigatório)/Data final (Obrigatório): Esses campos trazem a possibilidade de ser exportado somente um período conforme a Data Inicial e Data Final inseridas nesses campos, como há um limite na quantidade de registros a serem exportados, o filtro por data é obrigatório.
Esse processo pode ter uma certa demora conforme os filtros utilizados, dependendo da quantidade de registros contidos na coleção.
Após preenchidas essas informações, basta clicar na opção Executar operação.
Após exportar, a estrutura de visualização conforme o filtro utilizado ficará da seguinte forma:
- Protocolo: Protocolo gerado que identifica o atendimento;
- Status: Status do atendimento;
- ID cliente: ID do cliente;
- Nome cliente: Nome do cliente cadastrado;
- Departamento: Departamento em que o atendimento pertence;
- Atendente: Atendente que está realizando/realizou o atendimento.
- Número: Número do cliente do atendimento;
- Canal de comunicação: Canal de comunicação do atendimento;
- Aberto por: Atendimento aberto pelo cliente ou atendente;
- Finalizador por: Atendimento finalizado pelo cliente ou atendente;
- Abertura do atendimento: Data e hora de abertura do atendimento;
- Início do atendimento: Data e hora onde o atendimento foi assumido por um atendente;
- Fim do atendimento: Data e hora de finalização do atendimento;
- Tempo total do atendimento: Tempo total do atendimento em minutos;
- Tempo na última fila: Tempo na última fila antes de ser assumido em minutos;
- Tempo total em fila fila: Tempo total do atendimento na fila antes de ser assumido em minutos;
- Motivo do atendimento: Motivo vinculado ao atendimento;
- Média das avaliações: Média das avaliações do atendimento conforme os cards de avaliação configurados.
¶ Atualizações
Nessa opção, é possível verificar as informalçoes sobre atualizações da plataforma NexChat.
Para acessar essas informações, vá até o Menu Lateral ➛ Configurações e selecione a opção Atualizações:
Na nova aba que abrirá, você poderá solicitar a atualização do seu NexChat, automaticamente.
Nessa mesma tela estarão disponíveis as informações de antigas atualizações, melhorias e correções da atualização atual:
¶ Sobre
Nessa opção, teremos algumas informações referentes a plataforma NexChat.
Para acessar essas informações, vá até o Menu Lateral, Configurações e selecione a opção Sobre.
Será aberta uma janela onde você terá acesso a informações como o tipo da Licença e o Número de Serial da sua plataforma,qual a Versão que está rodando e a data da Compilação dessa versão, e também terá acesso aos módulos que seu NexChat possui para uso e quantidade de cada módulo.
Nessa mesma tela, terá o botão Atualizar Chave do Software, que pode ser utilizado quando for contratado ou inserido ao seu NexChat algum módulo novo. Clicando nese botão, esse módulo novo será inserido a sua plataforma para configuração.